Sume lo que su equipo paga hoy por usuario, en dólares, y compárelo contra un servidor propio en pesos. El ejercicio toma quince minutos y casi siempre sorprende.
El gasto en suscripciones casi nunca aparece junto. Está repartido en tres sitios que no se hablan entre sí, y cada uno por separado se ve razonable.
Cada nuevo empleado suma en cinco herramientas a la vez. La factura crece con el equipo, no con lo que el equipo produce.
El precio de lista no cambia, pero lo que sale de su cuenta sí. Un año con el dólar arriba mueve el presupuesto sin que nadie haya decidido nada.
Sale de un cupo individual, no de una orden de compra. No pasa por comité, no queda en el presupuesto y nadie lo revisa al año siguiente.
La decisión de seguir pagando no se toma nunca: se toma una vez y se repite sesenta veces. Esta guía es el momento de revisarla.
Ponga lo que paga hoy. Los ejemplos están para que los cambie: borre los que no use, agregue los que le falten y ajuste la tasa del dólar.
La comparación usa nuestro plan Arranque como referencia ($179.000 al mes). No todas las herramientas se reemplazan con un servidor: la cuenta sirve para saber cuánto está en juego, no para decidir sola.
Si le decimos que mueva todo, le estamos vendiendo, no asesorando. Esto es lo que de verdad se puede mover y lo que no.
CRM, gestor de proyectos, panel de indicadores, almacenamiento de documentos, automatizaciones, sitio web. Hay alternativas maduras que corren en su propia máquina, y el precio deja de depender de cuánta gente entre.
ReglaSi le cobran por asiento y lo usa solo su equipo, es candidato.
La pasarela de pagos, el correo masivo con buena reputación de envío, la contabilidad certificada ante la DIAN, la firma electrónica. Ahí no está pagando software: está pagando una relación regulada que usted no puede replicar en un servidor.
ReglaSi el valor está afuera de la herramienta, quédese donde está.
Un servidor propio necesita que alguien lo actualice y responda cuando falle. Si su equipo no tiene esa persona y no la va a contratar, el ahorro se lo come el primer fin de semana caído. Por eso nosotros incluimos el soporte: si no lo incluyéramos, esta guía diría otra cosa.
ReglaEl ahorro solo cuenta si alguien responde por la máquina.
Si suma menos de unos cien mil pesos al mes en herramientas movibles, mover no le cambia la vida y sí le cambia la agenda. Siga como está y vuelva a hacer la cuenta cuando el equipo crezca.
ReglaDebajo de cierto monto, su tiempo vale más que el ahorro.
Media hora mirando lo que paga hoy, herramienta por herramienta, y le decimos con franqueza cuál conviene mover y cuál no. Si al final le sirve más quedarse donde está, se lo decimos y ahí queda.
Sobre su factura real, no sobre un estimado.
Lo que más ahorra con menos riesgo, en orden.
El número contra el que comparar, por escrito.